Surat Menyurat : Sistematika Surat Resmi

Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.

Sistematika surat resmi adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat
2. Tanggal pembuatan
3. Nomor surat
4. Prihal Surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat yang terdiri atas:

1)      paragraf pembuka;

2)      paragraf isi;

3)      paragraf penutup.

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama penulis

Berikut penjelasan mengenai bagian-bagian surat tersebut.

1.      Kepala surat

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat (identitas) pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi, dan alamat, bahkan ada juga yang mencantumkan nomor telepon.

Contoh:

Organisasi Siswa Intra Sekolah
Sekolah Menengah Atas Bhineka Tunggal Ika
Jalan Lawu No. 105 Malang

2.      Tanggal Surat

Tanggal surat diketik sebelah kanan atas, terutama pada surat bentuk lurus atau setengah lurus. Nama tempat tidak perlu dicantumkan lagi sebab sudah termuat dalam kepala surat. Nama tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya surat pribadi atau surat lamaran pekerjaan.
Contoh:

Organisasi Siswa Intra Sekolah
Sekolah Menengah Atas Bhineka Tunggal Ika
Jalan Lawu No. 105 Malang

19 Maret 2OO5

Ingatlah bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.

3.      Nomor pada Surat resmi
Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk:

a.       Memudahkan mengatur penyimpanan,

b.      memudahkan mencarinya kembali,

c.       mengetahui banyak surat yang keluar,

d.      mempercepat penyelesaian surat-menyurat,

e.       memudahkan petugas kearsipan.

Contoh:

Nomor : 25/OSIS -L17008

4.      Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain, pada lampiran dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.
Contoh:

Lampiran : satu lembar

5.      Hal/ Perihal
Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca hal/perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat tersebut.
Contoh:

Hal : Undangan

6.      Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat. Penulisan alamat lebih leluasa ditempatkan di sebelah kiri sehingga kemungkinan pemenggalan nama orang/instansi/organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi.

Contoh:

Yth. Ketua Kelas I/A
di SMA Bumi Pertiwi

Surat yang selesai diketik hendaknya dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tersebut. Hal ini berguna untuk mengetahui dengan cepat dari mana surat itu dan untuk siapa surat itu ditujukan.

                                  Organisasi Siswa Intra Sekolah
                             Sekolah Menengah Atas Bumi Pertiwi
                                   Jalan Lawu No. 105 Malang

19 Maret 2005

Nomor: 25lOSIS-L/2005                                       
Lampiran : satu lembar
Hal : Undangan

Yth. Ketua Kelas I/A
di SMA Bumi Pertiwi

7.      Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Dalam surat resmi biasanya digunakan salam pembuka Dengan hormat.

8.       Isi (Tubuh) Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu pembukaan, isi Jang sesungguhnya, dan penutup.
Contoh:
a. Pembukaan

Sesuai dengan program kerja OSIS SMA Bumi Pertiwi Tahun 2007 12008, kami bermaksud mengadakan Program Bakti Sosial ke daerah yang membutuhkan bantuan. Untuk kelancaran acara tersebut, diperlukan susunan kepanitian.

b. Isi yang Sesungguhnya

Oleh karena itu, kami mengundang Saudara untuk hadir pada acara rapat pembentukan kepanitiaan yang akan diadakan pada

Hari, tanggal : Rabu, 23 Maret 2008
Pukul           : 8.00-10.00
Tempat        : Ruang Perpustakaan

c. Penutup

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

9.       Salam Penutup
Pada surat resmi, salam penutup nama jabatan, tanda tangan, nama nomor induk siswa atau pegawai.
Contoh:

Ketua OSIS SMA Bumi Pertiwi

       Dimas Susetyo
        NIS. 045401

Share this

Hasan Sadili