Surat Menyurat : Cara Pembuatan Kepala Surat yang Baik

Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak)

a.       Nama instansi atau badan;

b.      Alamat lengkap;

c.       Nomor telepon;

d.      Nomor kotak pos;

e.       Alamat kawat; dan

f.       Lambing instansi atau logo.

Bahkan, jika instansi atau badan tersebut bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha, selain bagian-bagian di atas, dalam kepala suratnya tercantum juga

g.      Alamat kantor cabang;

h.      Nama bank; dan

i.        Jenis usaha.

Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.

Cara pencetakan kepala surat adalah sebagai berikut

Pertama-tama, cetaklah nama instansi atau nama badan yang bersangkutan dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simestris atau system lurus. Lambang/logo departemen, lambang universitas, atau lambang instansi yang lain dicantumkan di sebelah kiri. Nama departemen atau nama instansi pusat dicetak pada garis pertama, sedangakan nama unit organisasi dicetak pada garis kedua, dan nama subunit organisasi dicetak pada baris ketiga. Misalnya, direktorat jenderal, inspektorat jenderal, badan penelitian dan pengembangan, kantor wilayah, universitas dicantumkan dibawah DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN.

Alamat instansi/organisasi dituliskan lengkap, termasuk nomor telepon, nomor teleks, dan kode pos. Alamat instansi/organisasi dituliskan dengan huruf-huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata jalan ditulis lengkap Jalan, tidak Jl. atau Jln. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, dituliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singakata Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah. (Telepon 4896558, bukan Telepon 4.896.558). tulisankan kata Kotak Pos jika kantor tersebut memilikinya, bukan PO Box.

Penulisan kepala surat seperti dibawah ini masih perlu diperbaiki.

Dalam penulisan alamat instansi pada contoh ini dilihat penulisan P.T. Jl., P.O, Box, Telp., dan telex, yang belum sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia.

Badan bahasa menganjurkan penulisan berikut :

Singkatan P.T. dituliskan tanpa titik (seharusnya PT).

Kata Jalan sebaiknya dituliskan lengkap; P.O. Box harus diganti dengan Kotak Pos; telepon harus ditulis lengkap, Telepon; telex harus dituliskan Teleks. Disamping itu, pembatas unsur-unsur alamat adalah tanda koma ( , ) dan bukan tanda hubung ( - ). Sebaliknya kepala surat tersebut dicetak seperti berikut.

Kepala surat ini digunakan sistem lurus.

Perhatikan penulisan kepala surat Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa di bawah ini.

Kepala surat ini menggunakan sistem simetris.

Share this

Hasan Sadili