Surat Menyurat : Efektifitas dalam Pembuatan Surat

Keefektifan bahasa dalam surat resmi ditandai dengan penggunaan bahasa yang memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

• Sederhana/Wajar

Sederhana berarti lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya.

• Ringkas

Kalimat yang digunakan haruslah sehemat mungkin, namun memiliki makna/maksud yang jelas. Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami.

Perhatikan Contoh Berikut,

Bentuk Ringkas :

      Saudara harus segera manandatangani surat perjanjian ini. kemudian Saudara mengawasi secara cermat kegiatan tersebut.

Bentuk Tidak Ringkas :

     saudara harus segera membubuhkan tanda tangan dalam surat perjanjian ini. kemudian Saudara melakukan kegiatan pengawasan secara cermat kegiatan tersebut.

• Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak ambigu, atau tidak menimbulkan salah paham.
Perhatikan contoh berikut.

Atas perhatiannya, Kami ucapkan terima kasih.
(Kalimat penutup surat tersebut samar. Kata ganti -nya sebagai kata ganti orang ketiga tunggal dalam kalimat tersebut menjadi tidak jelas menerangkan siapa)

Perbaikannya agar lebih jelas sebagai berikut.

Atas perhatian Bapak/lbu/Saudnra, kami ucapkan terima kasih.

• Sopan

Kalimat yang sopan berarti menggunakan kalimat yang halus agar tidak menyinggung perasaan, menggunakan kata ganti atau sapaan, serta menggunakan kata-kata resmi.

• Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan mengesankan. Untuk dapat menarik perhatian, kita dapat menggunakan kalimat yang bervariasi, paragraf induktif, dan gaya bahasa.
Kamu tentu sudah pernah mempelajari surat dinas. Surat dinas merupakan surat yang dikirim oleh suatu lembaga kepada lembaga lain atau perseorangan. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa formal, yaitu bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Sistematika surat dinas terbagi menjadi beberapa bagian, antara lain terdapat kepala surat atau kop surat, yang berisi nama lembaga pembuat surat lengkap dengan alamatnya, nomor surat, tanggal surat, dan alamat tujuan.

Share this

Hasan Sadili